Siempre que he participado en un festival de cometas he procurado recabar información acerca de la organización del mismo, pues es un tema que me interesa mucho. Además, consulto con frecuencia información sobre los festivales de cometas que se celebran en diferentes países. Por ello, quiero ofrecer algunas ideas para aquellas personas que quieran organizar un festival de cometas, ya sea de tipo familiar, en un centro educativo, en una ciudad o un gran festival de cometas. No pretendo explicar cómo hay que hacerlo, sino exponer algunos consejos y decisiones que hay que tener en cuenta.
1. Definir el objetivo del festival: ¿con
fin educativo o benéfico? ¿cómo una actividad más dentro de una fiesta popular?
¿para promover la cultura, el turismo, el deporte, el arte? ¿para conmemorar
una fecha determinada o la pérdida de alguna persona?, ¿o simplemente para el disfrute
de las cometas?
2. Elegir un tema para tu festival: esto
facilitará la planificación de actividades e instalaciones.
Lema de un festival de cometas
3. Investigación: buscar información sobre
otros festivales de cometas para obtener ideas y aprender de su experiencia.
4. Planificación: determinar la ubicación,
la duración del festival, las fechas y los posibles sitios para el evento. Los
festivales de cometas suelen durar un día, un fin de semana o alrededor de una
semana para los grandes festivales internacionales. Cuando el festival se
planifica para un día, es conveniente fijar una segunda fecha por si el clima
no permite celebrar el festival en la primera fecha fijada. En cuanto al lugar,
debe ser lo suficientemente grande como para acomodar a un gran número de
personas y tener un amplio espacio abierto para volar cometas, como una playa o
una gran explanada donde no se produzcan muchas turbulencias de aire, mientras
que un festival más pequeño se puede realizar en un parque u otro espacio
público.
5. Establecer un presupuesto: determinar los costes estimados para el evento, incluyendo alquiler de espacios, permisos, seguros, publicidad, marketing, señalización, personal (seguridad, megafonía, locutor), contratación de pilotos profesionales con transporte y alojamiento, comida y bebida para los pilotos, material para las actividades y talleres, cometas para vender o regalar, carteles y folletos informativos, insignias, camisetas y premios.
6. Buscar patrocinadores y formas de
financiamiento: solicitar subvenciones o asociarse con empresas locales que
pueden ayudar a recaudar fondos para el festival y difundir información sobre
el evento. En algunos casos se puede acudir a determinadas empresas o clubs de
cometas que se encargan de la organización del festival. En algunos festivales
se cobra una entrada a los asistentes al festival.
Cartel anunciador de un Festival de cometas con los logos de los patrocinadores
7. Formar un equipo organizador: reunir un equipo con personas entusiastas y con habilidades complementarias. Asignar roles y responsabilidades claras, como coordinador general, responsable de logística, promoción, relaciones con los participantes, etc. En los festivales grandes hay que contar con clubs de vuelo de cometas que suelen desempeñar un papel vital en la organización del festival y promoción del mismo, proporcionando además equipo para el festival, como grandes cometas y equipos de vuelo acrobático.
8. Obtener permisos y seguros: los permisos necesarios para organizar un festival de cometas pueden variar según la ubicación exacta y las regulaciones locales. Es recomendable ponerse en contacto con el Ayuntamiento o autoridades locales en la ciudad o municipio donde se desea organizar el festival de cometas. Ellos podrán ofrecer información precisa sobre los permisos y regulaciones específicas que se aplican. Conviene tener una cobertura de seguro adecuada para proteger a los participantes y al festival.
9. Programación y actividades: diseñar un
programa atractivo que incluya demostraciones de cometas de gran tamaño, exhibiciones
de cometas acrobáticas y competiciones de lucha de cometas, talleres de
construcción de cometas, concurso de diseño y vuelo de cometas, jardines de
viento, exhibiciones educativas y artísticas relacionadas con las cometas. Conviene
invitar a expertos y pilotos de cometas reconocidos para participar en el
festival. En el caso de festivales con fines benéficos, puede haber mesas de
donación o venta de entradas.
10. Registro de participantes: establecer un proceso de registro para los participantes, ya sean pilotos aficionados, profesionales o equipos internacionales. Proporcionar información sobre los requisitos y las fechas límite de inscripción.
11. Reclutar voluntarios: en algunos festivales puede ser útil reclutar un equipo de voluntarios para ayudar con tareas como instalar y desarmar las carpas y equipos del festival, vender entradas u ofrecer ayuda a los participantes.
12. Promoción y marketing: utilizar
diferentes canales de información para los interesados, como redes sociales,
sitios web, medios de comunicación locales y carteles anunciadores. Contratar a
un fotógrafo o videógrafo profesional para promocionar el festival para futuras
ediciones.
Folleto informativo con la programación del Festival de cometas de Fuerteventura 2022
13. Organización logística del festival:
alquiler de espacios, instalaciones de agua y electricidad, servicios de
seguridad y emergencias, estacionamiento, comida y bebida, baños, megafonía con
música y un locutor que explique lo que sucede en el festival, puestos de venta
de cometas, una zona acotada para los pilotos profesionales y un área de vuelo
para los aficionados. En los grandes festivales internacionales de cometas se
instalan carpas donde se exhiben las cometas tradicionales de cada país.
14. Limpieza del recinto del festival: después
de que termine el festival, hay que asegurar la limpieza del área y desechar la
basura adecuadamente.
15. Evaluación final: una vez que el festival
haya concluido, conviene realizar un análisis de los aciertos y errores del
festival y recopilar comentarios de los participantes. Identificar tareas que se
deben mejorar y aprender de la experiencia para futuras ediciones.
Para saber más:
Festivales de cometas (en este mismo blog)
Versión enespañol de "The AKA Kite Event Organizer's Manual"
